A Câmara de Vereadores de Joinville está prestes a dar um grande passo em direção à modernização, ao adotar um sistema 100% digital para todos os seus processos. A partir da próxima segunda-feira, dia 6, todos os documentos administrativos e proposições tramitarão de forma digital, eliminando o uso de papel.

Origem do Projeto

O projeto de digitalização teve início em 2020, quando o protocolo digital de proposições simples, como indicações e moções, foi implementado, dispensando o uso de milhares de papéis. Nos anos seguintes, a inovação foi estendida a projetos de lei, e agora, a Câmara está eliminando o papel também nos processos administrativos.

Segundo o presidente da Comissão ‘CVJ 100% Digital’, Luiz Eugenio Gerent, o trabalho foi dividido em várias etapas, incluindo levantamento de informações, mapeamento e configuração dos processos, mapeamento e migração do portal web, validações, treinamentos e operação assistida.

Objetivos e Benefícios

Para o presidente da Câmara, Diego Machado, a implementação do ‘CVJ 100% Digital’ é um passo importante na modernização da instituição. ‘Estamos tornando os processos mais ágeis, reduzindo custos, eliminando o uso de papel e oferecendo melhores condições para que os servidores desenvolvam seu trabalho com mais eficiência e segurança’, afirmou Machado.

O projeto visa não apenas reduzir o uso de papel, mas também melhorar a eficiência e a segurança dos processos. Com a digitalização, os servidores poderão desenvolver seu trabalho de forma mais eficaz, e a Câmara poderá oferecer melhores serviços à população.

Desafios e Próximos Passos

Um dos principais desafios enfrentados pela equipe foi mapear os processos e as espécies de documentos. ‘Chegamos a ultrapassar 700 espécies documentais’, conta Gerent. ‘Para cada uma delas, mapeamos junto aos setores a quantidade e regras de assinaturas mínimas, as permissões de criação e visibilidade, fluxos, os modelos de documentos e outras informações necessárias’.

O projeto não termina com a implementação do sistema digital. ‘O projeto não termina, ele evolui para uma fase de melhoria contínua’, explica Gerent. ‘Seguimos ativos com o objetivo permanente de otimizar os fluxos de trabalho, eliminar redundâncias operacionais e desburocratizar processos’.

Com informações de OCP News. Fonte original.